Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to nie tylko zmiana formatu dokumentów, ale także nowe zasady zarządzania dostępem do systemu. Każdy przedsiębiorca będzie musiał zdecydować, kto w jego imieniu może wystawiać i odbierać faktury w KSeF. Jak działa mechanizm uprawnień i jak je nadać?

Z systemu KSeF mogą korzystać:

• podatnicy – czyli przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą (JDG, spółki, JST),
• biura rachunkowe i księgowi, którym podatnik nadał uprawnienia,
• pracownicy firmy, wskazani jako osoby uprawnione,
• komornicy i organy egzekucyjne, jeśli mają do tego podstawy prawne.

Każda osoba lub podmiot musi być uwierzytelniony w systemie, np. poprzez podpis kwalifikowany, profil zaufany lub certyfikat KSeF.

Są dwie główne ścieżki:

Papierowo – przez złożenie zawiadomienia ZAW-FA do urzędu skarbowego.

Elektronicznie – poprzez stronę ksef.mf.gov.pl, gdzie podatnik lub upoważniona osoba wskazuje zakres uprawnień (np. wystawianie faktur, odbieranie faktur).

Uprawnienia bezpośrednie – przypisane do konkretnej osoby fizycznej (np. właściciel firmy).

Uprawnienia pośrednie – przypisane do podmiotu, np. biura rachunkowego. Wówczas pracownicy tego biura mogą korzystać z KSeF w zakresie nadanym przez przedsiębiorcę.

Samofakturowanie – jeżeli nabywca ma prawo do wystawiania faktur w imieniu sprzedawcy, może otrzymać stosowne uprawnienia w systemie.

Poprawne przypisanie dostępów zapewnia:

• bezpieczeństwo danych,

• możliwość sprawnej współpracy z księgowym,

• kontrolę nad tym, kto faktycznie wystawia faktury w imieniu przedsiębiorcy,

• uniknięcie błędów formalnych, które mogą skutkować sankcjami.

Tak, jeśli chcesz, aby biuro rachunkowe mogło wystawiać lub odbierać faktury w Twoim imieniu.

Tak, zarówno online, jak i składając zawiadomienie ZAW-FA.

Tak, jeśli ma działać w systemie bezpośrednio. W przypadku biura rachunkowego wystarczą uprawnienia przypisane do podmiotu.