KSeF a faktury dla kontrahentów zagranicznych – co musisz wiedzieć
Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) pojawia się wiele pytań o to, jak nowe przepisy wpłyną na fakturowanie transakcji międzynarodowych. Czy każdy kontrahent z zagranicy podlega KSeF? Jak przekazać fakturę odbiorcy zagranicznemu? Oto najważniejsze informacje, które warto znać.
Czy faktury dla firm zagranicznych podlegają KSeF?
Tak – ale z pewnymi wyjątkami i warunkami. Polski przedsiębiorca wystawiający fakturę dla podmiotu zagranicznego ma obowiązek korzystania z KSeF, jeśli dana transakcja nie jest wyłączona z obowiązku fakturowania przez system. W przypadku eksportu towarów, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT) czy świadczenia usług na rzecz zagranicznego kontrahenta (B2B) – faktura jest wystawiona w KSeF. Podmiot zagraniczny sam nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF, chyba że posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (SMPD) i to miejsce uczestniczy w danej transakcji. Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy więc sprzedawcy w Polsce (lub zagranicznego podmiotu z działalnością w Polsce), a nie odbiorcy zagranicznego.
Stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej – kiedy ma znaczenie?
Kluczowe w ocenie, czy kontrahent zagraniczny podlega obowiązkom KSeF, jest pojęcie stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (SMPD) w Polsce. Jeśli zagraniczny podmiot posiada takie miejsce w Polsce i uczestniczy ono w świadczeniu usług lub dostawie towarów objętych fakturą –wówczas stosuje się wobec niego zasady analogiczne jak dla polskich przedsiębiorców. Natomiast gdy podmiot nie ma SMPD w Polsce lub miejsce to nie uczestniczy w transakcji, nie ma on obowiązku korzystania z KSeF.
Jak przekazać fakturę kontrahentowi zagranicznemu?
KSeF nie jest systemem służącym do doręczania faktur odbiorcom zagranicznym. To platforma, która służy do wystawiania, rejestracji i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w Polsce. Po wystawieniu faktury w KSeF przedsiębiorca powinien przekazać ją kontrahentowi w uzgodnionej formie, np. w formacie PDF lub przez system klienta. Na fakturze należy umieścić kod QR, który umożliwia weryfikację dokumentu w KSeF. W przypadku kontrahenta zagranicznego, który nie korzysta z KSeF, przekazanie faktury w czytelnej formie wraz z kodem QR jest kluczowe, by zapewnić jej autentyczność i możliwość weryfikacji.
KSeF a faktury zagraniczne – podsumowanie
| Obszar | Co należy zrobić |
| Zakres obowiązku KSeF | Sprzedaż B2B do kontrahenta zagranicznego podlega KSeF, jeśli nie występuje wyłączenie. |
| Stałe miejsce działalności | Jeżeli kontrahent ma w Polsce SMPD i uczestniczy ono w transakcji, jest objęty KSeF. |
| Przekazanie faktury | Po wystawieniu w KSeF, przekaż fakturę kontrahentowi i dodaj kod QR. |
| Weryfikacja obowiązku | W razie wątpliwości skonsultuj się z doradcą podatkowym lub wystąp o interpretację indywidualną. |
Sprawdź terminy i zapisz się na szkolenie
Krajowy System
e-Faktur
KATOWICE, OPOLE, BIELSKO-BIAŁA
Najważniejsze informacje o KSeF – terminy wdrożenia, zasady działania, wystawianie i odbiór faktur ustrukturyzowanych.
Krajowy System
e-Faktur
ONLINE
Najważniejsze informacje o KSeF – terminy wdrożenia, zasady działania, wystawianie i odbiór faktur ustrukturyzowanych.
Działalność nierejestrowana
ONLINE
Wszystko, co musisz wiedzieć – limity przychodów, podatki, ZUS, kasa fiskalna i rozliczenia w praktyce.