Od 1 lutego 2026 roku w Polsce zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur (KSeF). To zmiana, która wprowadza nowy, jednolity sposób wystawiania, odbierania i przechowywania faktur. Dla wielu przedsiębiorców będzie to prawdziwa rewolucja w rozliczeniach, dlatego warto sprawdzić, od kiedy KSeF staje się obowiązkowy i kogo obejmie ten system.

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma Ministerstwa Finansów służąca do wystawiania i przesyłania tzw. faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Każda faktura w systemie:

• otrzyma swój unikalny numer,
• będzie archiwizowana przez administrację skarbową,
• zostanie potwierdzona urzędowym poświadczeniem odbioru (UPO).

Pierwotnie KSeF miał wejść w życie w 2024 roku, jednak ostatecznie termin został przesunięty na 1 lutego 2026 roku. Od tego momentu:

• wszystkie faktury będą musiały być wystawiane wyłącznie w systemie,
• zniknie możliwość dokumentowania transakcji fakturami papierowymi czy PDF,
• przedsiębiorcy będą musieli korzystać z oprogramowania zintegrowanego z KSeF lub z darmowej aplikacji Ministerstwa Finansów.

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur będzie przebiegać etapami, w zależności od wielkości i rodzaju działalności gospodarczej. Oto kluczowe terminy:

1 lutego 2026 r. – obowiązek korzystania z KSeF obejmie duże przedsiębiorstwa będące podatnikami VAT. To właśnie one jako pierwsze będą musiały całkowicie zrezygnować z faktur papierowych i PDF.

1 kwietnia 2026 r. – do systemu dołączą pozostałe firmy, czyli średnie i małe przedsiębiorstwa zobowiązane do rozliczania VAT, ale także te, które nie są podatnikami VAT.

1 stycznia 2027 r. – od tej daty KSeF stanie się obowiązkowy również dla bardzo małych firm, które do tej pory korzystały ze zwolnień, a ich miesięczny obrót nie przekroczył 10 000 zł, przy czym pojedyncze faktury nie przekraczały wartości 450 zł.

KSeF obejmie wszystkich czynnych podatników VAT, a więc:

• jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG),
• spółki cywilne, jawne, z o.o. i akcyjne,
• średnie i duże przedsiębiorstwa,
• podmioty korzystające ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego z VAT (np. lekarze, prawnicy, nauczyciele, drobni usługodawcy).

Oznacza to, że każdy przedsiębiorca wystawiający faktury – niezależnie od wielkości firmy – będzie musiał korzystać z KSeF.

Wejście w życie KSeF wymaga dostosowania procesów w firmie. Już dziś warto:

• przeanalizować sposób wystawiania faktur,
• sprawdzić integrację swojego systemu księgowego z KSeF,
• przeszkolić pracowników,
• przygotować procedury awaryjne na wypadek braku dostępu do systemu.